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    完善高校后勤監控體系,提高后勤監控質量

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        完善高校后勤監控體系,提高后勤監控質量

        后勤社會化改革,目前在高職院校的發展中已被提升到了戰略的高度,1999年11月,第一次全國高校后勤社會化改革工作會議在上海勝利召開,使我國高校后勤社會化改革跨入了全面推進的快車道。5年左右,社會化改革如雨后春筍般在全國各高職院校迅速展開,蓬勃發展,在硬件與軟件建設方面超過了前50年的成就。目前,后勤社會化改革的新體制正沿著正確、健康、科學的發展方向前進。許多高校在后勤管理體制運行模式以及制度改革方面作出了積極的探索,積累了豐富、有益的改革經驗,為我國高等教育事業的快速發展創造了堅實基礎。

         由于傳統后勤管理體制在我國高校中積習太深,以及各地高校本身的實力參差不齊,目前,我國各地高校的后勤社會化程度不一。如何衡量一個高校后勤社會化改革是否成功,不能光看學校在后勤上比原來少花了多少錢,更重要的是看改革以后,后勤服務保障體系是否能運轉自如,比改革前是否更有力,服務質量比改革前是否有提高。

         在我國高校后勤改革的若干模式中,甲乙方模式比較常見(以我院為例,后勤管理處為甲方,后勤實業總公司為乙方)。該模式強調高校后勤實業總公司逐漸從行政系統的剝離和資產評估。其實是在后勤管理處與后勤實業總公司之間形成一種契約式管理。在傳統管理體制下,后勤實業總公司接受學校的統一管理,師生反映的意見可以在校方的督促下予以解決。在高校后勤社會化的過程中,學校與后勤實業總公司之間管理與被管理的關系將慢慢淡化,逐漸被一種自覺的、科學的管理模式所替代。以前,后勤實業總公司在學校的懷抱里生存。學校包出錢,后勤包花錢,不想也沒有通過服務創造利潤、增加積累、擴大再生產,造成后勤缺乏生機與活力。

          后勤社會化起步較晚,跟眾多高校一樣存在著一時難以協調的眾多問題,如后勤實體的產權不夠清晰、相關后勤管理政策不到位、后勤職工隊伍良莠不齊,社會化之后教育屬性難以體現、后勤實體參與市場競爭較脆弱等,加上后勤管理人員對后勤社會化改革模式也是認識不清,對該采取哪些新的管理措施來強化后勤管理,對采用什么管理體系與模式更好,以及對通過后勤社會化改革能否獲得好的效果信心不足,因此,導致甲乙雙方在維護學校利益的角度上經常會發生一些不必要的矛盾和沖突,以至不少工作很難正常開展,出現一些職責不明、工作扯皮的現象也就在所難免的了。

    江陰職業技術學院于2002年正式開始執行后勤社會化改革模式的試行。甲乙雙方在“如何完善高校后勤管理體系,進一步提高后勤監控質量”精誠合作、勇于探索,大膽地邁出了開拓改革的步伐,取得了一些可喜的成績。

    一、建立健全監控機構和組織網絡

       健全的監控機構是有效實施內部監控的組織保證。我院后勤管理處是在學院主管后勤副院長直接領導下的職能部門,主管學院基建、醫療、倉庫,監控后勤公司的工作,它代表校方維護學校、教職工和學生的切身利益,受理和及時處理教職工、學生對后勤服務的意見和建議。其監控的內容是全方位的。后勤管理處作為在學院領導下的監控工作專門職能部門,擔負著對后勤工作的主要監控職能。其主要職能是:一是對后勤監控工作進行全面管理和領導;二是制定相關的監控制度如:《后勤管理處監控制度》和相應的實施細則等;三是對后勤監控信息進行統計、反饋并進行評價。

    由于后勤服務企業規模較大,僅靠后勤管理處少數監控人員開展工作,仍然難以保證對后勤工作的全過程監控,同時也只有讓服務對象參與監控,及時掌握第一手信息,才能建立健全監控網絡,實現對各個具體環節的全程監控,從而保證監控工作的及時和全面開展。具體做法是:針對不同的服務對象設立監控小組或監控信息員,監控小組對本部門行使監督檢查權。如:對學校后勤服務的主體食堂、學生宿舍,可建立專職伙食監控網絡小組及宿舍監控網絡小組,在這些監控小組中可吸納教職工代表、學生代表參與第一線的監控,使被服務對象的意見、建議能及時反饋到相關部門,以維護教職員工和學生的切身利益。

    二、制訂監控制度和完善實施細則,使監控管理制度化、規范化

    后勤服務社會化是一項復雜的系統工程,必須在完善制度、落實制度上下功夫,用制度來規范管理。規章制度是科學管理的重要內容,也是監督與控制的重要依據,是使社會化的后勤不偏離后勤社會化改革方向和宗旨的重要措施。隨著后勤社會化改革的深入,許多新情況、新矛盾相繼出現。為此,應順應新的形勢建立新的管理制度和管理標準,目前后勤管理處制定的制度有:《基建科工作制度》《后勤管理處監控制度》《師生健康檢查制度》《醫務科內部工作管理制度》《醫務室工作制度》《藥房工作制度、工作人員職責》《注射室工作制度》《換藥室制度》《倉庫保管制度》。

       后勤社會化改革后,對后勤實業公司服務質量的監控是個全新的課題。學院與后勤實業公司簽定的各項委托管理協議無疑是監控的依據。在協議起草之前,對后勤社會化的項目、內容、標準要進行充分的調查論證,以明確雙方的責任、義務、權利、利益和違約處罰等為切入點,充分細化協議內容,不留漏洞。對各項服務標準的制定,做到全面、縝密、科學、合理,突出量化管理,對質量標準、價格標準、衛生標準、服務標準和獎懲標準等要盡量進行量化,便于監控。通過嚴格履行協議條款,實現監控管理的規范化。

    目前我院與后勤實業公司簽定的協議有:《綠化、環境衛生委托管理協議》《后勤管理服務協議》《膳食委托管理協議》《文印委托管理協議》《學生宿舍委托管理協議》《維修委托管理協議》《水電、通訊、網絡、廣播委托管理協議》《車輛委托管理協議》。只有制定了合適合用的規章制度,才能使監控有據可依,有章可循。

    三、重視監控信息的采集,運用網絡技術建立信息反饋系統

    高校后勤管理著全校師生的“食、住、行、水、電”等各個方面,工作涉及十幾個行業,每個行業都有不同的特點和工作方式,在后勤服務過程中,隨時都會產生與服務質量有關的大量信息,如師生員工的投訴、建議等。了解和掌握這些信息,是開展后勤監控的重要環節。如果沒有或無法得到這方面的信息反饋,那么就不知道是否應該采取控制措施以及在多大程度上采取措施,監控工作便無法開展。監控信息的采集除了監控人員在日常管理中或通過各種方式檢查得到的信息,還可以通過現場征詢、設置意見箱甚至專門學生組織的調研而得到。為了全面、及時地掌握各個服務環節的基本狀況,為服務質量提供全方位、多視角的信息反饋,并使這些信息暢通無阻、快捷靈敏地得到傳遞和分析運用,就應建立監控信息采集與反饋系統。

        網絡技術的發展為建立高效的信息采集與反饋系統提供了可能,運用網絡技術大大提高了監控的效率。后勤管理處網站主頁中為此專門設立了意見反饋系統、投訴電子信箱,同時將相關信息通過網絡及時通報相關部門,并將每周監控信息上傳至學院主頁,相關部門可以及時得到有關的反饋信息。在監控中我們創新監管手段,加大監管科技含量,開辟與師生多種形式的交流平臺,多渠道、多方位地加強溝通,逐步建立“科學、簡捷、高效”的社會化監控管理體系,達到監督管理網絡化。

       

    四、充分發揮后勤監控人員的自主探究和合作精神

    后勤監控是否有效,監控體系能否正常發揮作用,很大程度上取決于監控人員的工作。我們在建立健全后勤監控機構、制度和信息采集與反饋系統的同時,在調動監控人員的積極性、防止監控失去作用或流于形式方面,也進行了一些有益的嘗試:

    (一)后勤社會化監控提倡充分“自主”

    為了更好地倡導自主、合作、探究的工作方式,真正提高工作效率。甲方提出:在后勤社會化管理中,工作重點應該培養每位工作人員的獨立自主能力。為了適應時代發展的步伐,甲方在社會化監控工作中提倡“四自”原則,把學校當作自己的家,讓每一位員工充分自主,力爭在工作中不浮躁,用心做,努力做個有心人。

    “四自”指的是:在處室領導的正確指揮下,做到崗情由各人自己擺、目標由各人自己定、資料由各人自己積、小結由各人自己寫。

    崗情由各人自己擺,指的是自己摸清自己所管崗位的實際情況:本崗位的重點工作是什么?還存在什么難點?目前最需要解決的是什么問題?

    目標由各人自己定,是指員工們通過走訪其它高校及優秀的企事業單位,尋找集體學習的榜樣。然后回到自己單位,根據本校實際情況,集體商討出本處新時期新階段的奮斗目標。并結合教師職業生涯設計方案,制定出各人自己的奮斗目標,可以有不同的表現形式:文字式、圖表式、曲線式等等。

          首先由專人設計各種各樣的監控信息表,如:水電管理與服務監控信息表、伙食管理服務監控信息表、外環境管理服務監控信息表、維修管理服務監控信息表、宿舍管理服務監控信息表、辦公區域管理服務監控信息表等。然后,要求每一位員工在工作中做個有心人,把這些監控信息表在平時的監控工作中有機滲透,加強監控力度,變被動監控為主動監控,從而化無效監控為有效監控。

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